Press "Enter" to skip to content

Kitap Tanıtımı – Collaborative Intelligence


2013 yılında vefat eden Richard Hackman, takımlar üzerine birçok çalışmada bulundu. Bu çalışmalardan bir tanesi üstte fotoğrafını gördüğünüz Collaborative Intelligence – İşbirliğinden Doğan Akıl adlı kitap. Hackman bu kitapta bir yandan ABD’deki istihbarat kurumlarının daha etkin çalışması ile ilgili önerilerde bulunuyor. Diğer yandan da takım nedir, takımların çeşitleri, etkinliği, ölçümü ve etkin takım kurma üzerine kavramları çok basit bir şekilde anlatarak yöneticilerin bunları tanımasını ve kullanmasını mümkün kılıyor.

Bunlardan bazıları şöyle:

Takım nedir?
Takımlar çeşit çeşit olabiliyor. Wikipedia üzerinden bir makaleyi değiştirdiğimiz kişiler ile de bir takımın parçasıyız, belli bir proje üzerinde 2 ay geceli gündüzlü yüz yüze çalıştığımız insanlar ile de bir takımız. Bu işbirliğinin yoğunluğuna göre hafif işbirliği yaptığımız takımlar var, tamamen kendimizi adadığımız takımlar da var.

Ne zaman takım kurulmalı, ne zaman kurulmamalı?
Takımların performansı artırdığını söyleyen birçok çalışma olduğu gibi takımlar yüzünden performansın düştüğünü belirten de birçok çalışma var. Peki ne zaman takım kurulmalı? Takımların teorik faydası takımı oluşturan kişiler işbirliği yaparak ilave iş gücü ve farklı bakış açısı getiriyorlar. Böylece bir sorun hem daha hızlı hem de daha etkin çözülebiliyor. Bir işi hızlı ve daha etkin yapmak istiyorsak ve iş buna izin veriyorsa, o zaman takım kurmalıyız.

Ne tür bir takım?
Hackman takımları sorumluluğun kimde olduğuna ve iletişimin zamanına göre 4’e ayırıyor.

Cerrahi takımlarda cerrah ameliyatın sonucundan sorumludur ama bir takım olarak anında ameliyatı yapması lâzımdır.
Yüz yüze takımlarda kişiler aynı yerde çalışırlar ve bir takım olarak sonuçtan sorumludurlar (futbol takımı mesela)
Dağınık takımlar genelde farklı coğrafyalarda oldukları için eş zamanlı çalışamazlar (şirketlerin uluslarası ofisleri gibi)
Beraber hareket eden gruplarda ise herkes kendi görevine odaklanır ama istediği zaman işini yapar (Mesela Wikipedia)

Bir takımın etkinliği nasıl ölçülür?
Müşteri beğenisi: İlk olarak takımın iş yaptığı müşteri veya kullanıcı takımın performansında memnun olmalı. Yapılan işin miktarı, kalitesi ve yapılma zamanı müşterinin beklentilerini karşılamalı.
Takım olarak kalabilmek: İkinci olarak takımın çalışırken kullandığı süreçler takım üyelerinin ileride tekrar çalışmasını mümkün kılıyor mu? Takım öyle kötü çalışabilir ki takım üyeleri bir daha beraber çalışmak istemezler.
Kişisel gelişim: Üçüncü olarak takım üyeleri bir şeyler öğrenip kendilerini geliştirebildiler mi?

Bu üç ölçünün önemi yapılan proje ile alakalı olarak değişebilir. Mesela bir işin her şartta bitmesi gerekiyorsa o zaman ilk ölçü çok önemli olabilir ama takım olarak çalışmayı öğrenmek ise amaç, o zaman 2. ve 3. ölçü çok önemli olabilir.

Gerçek zamanlı olarak takımın etkinliği nasıl ölçülür?
Yukarıdaki ölçüleri sadece proje bittikten sonra hatta proje bitiminden belli bir vakit sonrasında gözlemleyebiliriz. Peki takım hali hazırda çalışırken takımın etkinliğini nasıl ölçeceğiz? Burada da 3 tane ölçüm noktası var.
1) Çaba: Takım üyelerinin görevi tamamlamak için harcadıkları çaba. Ne kadar çaba, o kadar etkinlik ve bu çaba bütün takım üyelerinden geliyor.
2) Takımın işi yapmak için izlediği yol: Takım en doğru strateji ile mi hareket ediyor yoksa ne yaptığını bilmeden ya da şartlar değişmiş olmasına rağmen alışıla geldik şeyleri kullanarak bir yöne mi ilerliyor?
3) Takımın görevi tamamlamak için uyguladığı bilgi ve yeti: Takım üyelerinin bilgileri ve yetileri kullanılıyor mu? Ne kadar kullanılıyor?

Etkin takım oluşturma olasılığı nasıl artırılır?
Yukarıda okuduklarımız takımları tanımamıza, durumlarını değerlendirmemize yarıyor ama etkin bir takım oluşturmak istersek neler yapmalıyız? Hackman araştırmaları sonucu takımların etkin olmasını sağlayan 6 etken söylüyor.

1) Gerçek bir takım oluşturmak: 
Sıkı fıkı çalışma: Gerçek takımlar beraber sıkı fıkı çalışırlar. Kimin takımın parçası olup olmadığı çok bellidir. Beraber çalışan takımlar kendilerini dış dünyaya kapatmış gibi gözükebilirler. Amaç uğruna böyle bir oluşum varsa sorun değildir. Ama takım harmonisi bozulmasın diye beraberlik olursa sorun vardır çünkü amaç görevi tamamlamaktır.
Beraber çalışma: Takımın beraber çalışması takım üyelerinin beraber karar vermeleri veya beraber ürün çıkartmaları manasına gelir. Ki böylece her takım üyesi birbirinin hocası ve öğrencisi olsun.
Sabitlik: Takımda en azından orta seviyede bir sabitlik olmalı ki takım üyeleri belli bir süre beraber çalışıp gerçek bir takım haline gelebilsinler.

2) Takım için inandırıcı bir hedef belirlemek:
Önce yanlış 2 örnekle başlayalım. 1) “Burada garip bir şeyler oluyor. Buna bakıp ne olduğunu söyleyin.” 2) “Buradaki A’dan Z’ye bütün hareketleri bütün gün boyunca kayıt altına alın ve her sabah bana bir önceki günün kayıtlarını verin.”
1. durumda yanlış olan neye bakıldığının belli olmaması. Onun için odaklanma sorunu oluşuyor. 2. durumda yanlış olan şey ise her türlü veriye bakılması ama bir bilgiye odaklanılmaması.

Hedefin:
Berrak olması lâzım: Hangi yöne gidileceği belli olmalı ki oraya nasıl gidileceğini takım bulsun. Böylece takımın yönü belli oluyor.
Biraz zorlayıcı olması lâzım: Ki takım kendi kendini içsel olarak motive etsin. Böylece takıma enerji veriyor.
Bedelin belli olması lâzım: Görevi başarı ile bitirip bitirememenin ne manaya geldiğini takım iyi bilmeli. Böylece o bedeli ödememek veya kazanmak için kişilerin yetenekleri ortaya çıkıyor.

3) Doğru sayıda doğru insanı takıma koymak:
Göreve göre: Takıma girecek kişilerin hangi görevle takıma gireceği belli olmalı.
Takım çalışması yapabilmesine göre: Kişiler takım olarak çalışmayı becerebiliyorlar mı? Başaramayanlar takımda olmamalılar. Tek başına muazzam iş yapan ama takım oyuncusu olamayan birisi varsa ne yapacağız? O kişiyi tek başına yapabileceği işlere yönlendireceğiz veya tolere edeceğiz. Ne noktaya kadar? Cevabı NBA’in en çok şampiyonluk kazanan hocası Phil Jackson’dan dinleyelim.  Takım ruhuna pek uymayan ama çok yararlı olan Dennis Rodman için şöyle demişti: “Bu takımda sadece bir tane Dennis Rodman olabilir”
Geçmiş tecrübe: Çoğu zaman geçmişte birlikte çalışmış kişiler en iyi takım üyeleri oluyorlar çünkü beraber hareket etmeyi biliyorlar.

Peki takım üyelerini bulduk, takımı nasıl oluşturacağız?
Takımın büyüklüğü: Tabii ki yapılacak işin büyüklüğüne göre değişecektir ancak takım büyüdükçe takım üyeleri arası iletişim sayısı artacağı için büyük takımlarda iletişim sorunları çok önem arz ediyor. Takımın büyüklüğü yüzünden bir sürü proje başarısız olmuştur. Onun için mümkün olduğu kadar küçük takım olmalı.
Takımın karışımı: Takımdaki kişiler farklı özellikler taşımalı ki (farklı okul, farklı memleket, vs..) takımın görüş açısı artsın.

4) Takım davranışı için berrak şartları koymak:
Takım içindeki davranışların belli olması (mesela kimse kimseye bağıramaz) ve bunların sağlanması. İlaveten çok fazla sorunla uğraşmak gerekiyorsa kasıtlı olarak kısıtlamalar getirmek ve bu kısıtlamaların içinde düşünmek (dünyayı nasıl kurtarırız değil de, mahalledeki çöpleri nasıl toparlarız gibi)

5) Kurum içinden yeteri desteği almak:
Bilgiye Erişim: Takım bilgiye erişmeli ki karar verebilsin. İsteyenler Takımların takımı kitap tanıtımında radikal bilgi paylaşımına bakabilirler.
Araçlar: Takımın görevi tamamlaması için gerekli araçlar var mı? Bilgisayardan, yazılımlara ve gerekli bütçelere kadar. Mesela Slack e-mail yerine birçok iş yerinde kullanılsa takımların hayatları çok rahatlayacaktır.
Tebrik etme: İyi takımlar görevlerini içsel sebeplerden dolayı yapsalar bile onların işi bilen birisi tarafından tebrik edilmesi önemli. Çok iyi bir iş yapıp, tebrik edilmediğiniz zamanı hatırlayın. Bu olmamalı!

6) Takımları anlayan öğretmenleri hazırda bulundurmak:
Takım dinamiği ile bir bilenden geri bildirim alıp, takım süreçlerini daha iyi yönetebiliriz. Takım arasındaki anlaşmazlıkların sebeplerini bulup (süreçlerde mi bir sorun var yoksa görev tanımında mı, bir kişide mi sorun var yoksa takım içinde bir şey mi var) bunları çözmeye yardım edecek birisin faydası çok olabilir.

Bunları bilsekte bir takımın başarı olabilmesi için zaman ile alakalı iki şeyin gerçekleşmesi gerekiyor. En önemli olarak takımın işe başlamadan önce iyice bir hazırlanması. Bunun galiba en güzel örneklerinden bir tanesi Hababam Sınıfı. Ertem Eğilmez oyuncuların çekimler başlamadan önce 2 hafta beraber yaşamasını sağladı ve ondan sonra çekimlere başladı.

İkinci önemli şey ise takımın projeye iyi başlaması. Bu projeye başlarken süreçlerin mümkün olduğu kadar hazır olması, kaynakların erişilebilir olması ve görev tanımlarının açık olması lâzım ki proje başlar başlamaz icraata geçilsin.

Herkese iyi takım çalışmaları dilerim!

Comments are closed.